Firma digitale per il contratto di lavoro: funzionamento, vantaggi e conformità normativa

Da quando la pandemia di Covid, nel 2020, ha costretto un’ampia fetta di azienda a ricorrere allo smart working, il processo di digitalizzazione delle HR ha subito un’accelerazione.

Lo sanno bene i consulenti del lavoro, che si sono trovati a gestire situazioni che prima non avevano mai incontrato, come i contratti di lavoro da concludere a distanza e le assunzioni e i licenziamenti in modalità full remote.

Sono ancora pochi però i consulenti del lavoro che comprendono gli enormi vantaggi che una gestione digitale dei contratti di lavoro può portare alla loro professione.

Prima di parlare dei vantaggi e del perché dovresti adottare la firma elettronica per la tua attività di consulenza in materia di lavoro, è opportuno chiarire tutti gli eventuali dubbi legati all’aspetto legale:

• Un contratto di lavoro firmato in elettronico è legale? Sì
• Espone a qualche rischio l’azienda o il consulente che ha gestito la procedura di assunzione? Dipende
• Quale firma elettronica tutela più delle altre? La firma digitale è quella più sicura, ma non sempre è necessaria

Continua a leggere e troverai tutte le risposte a queste e altre domande importanti.

Contratto di lavoro e firma elettronica, gli aspetti legali

È indubbiamente vero: affidarsi alla tradizione e a processi testati e consolidati ci dà la tranquillità di non doverci preoccupare di rischi che non avevamo considerato.

Per un consulente del lavoro, che si trova a essere l’anello “critico” nella catena di rapporti (e possibili controversie) tra azienda e lavoratore, è quanto mai vero.

Oggi però, processi analogici e “cartacei” non rappresentano più la scelta sicura per eccellenza. Nemmeno dal punto di vista legale. 

Da tempo, infatti, il contratto di lavoro firmato in digitale può avere lo stesso valore legale di un contratto “tradizionale”, firmato con firma autografa su carta. Sono anni che esiste una chiara normativa in materia.

Il regolamento europeo eIDAS, infatti, ha stabilito le regole per ritenere valide le firme apposte tramite dispositivo elettronico; il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) le ha recepite e declinate per il contesto italiano.

Ad oggi, quindi, basta scegliere la firma elettronica corretta per essere sicuri che il contratto così firmato abbia pieno valore legale e possa essere equiparato a un contratto di lavoro firmato con la penna.

Firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata, infatti, conferiscono al documento firmato il valore legale di una scrittura privata, in conformità con quanto previsto dall’art. 2702 del Codice Civile.

Valore legale della firma elettronica avanzata (FEA)

In base a quale considerazione a un documento firmato con firma elettronica avanzata viene riconosciuto il valore legale di una scrittura privata?

C’entra la tecnologia: la firma elettronica avanzata, infatti, garantisce

• Identificabilità certa dell’autore
• Integrità del documento firmato
• Immodificabilità dello stesso

L’unica preoccupazione di un consulente del lavoro che propone questo strumento per la firma di un contratto di lavoro, quindi, dev’essere quella di avvalersi di una firma elettronica sicura, fornita da un partner “con le carte in regola”.

Perché per quanto riguarda le eventuali controversie legali, dal momento in cui il documento è firmato digitalmente in forma corretta, utilizzando la giusta tipologia di firma, non hai nulla da temere: il valore probatorio del documento firmato è certo.

Scegliere la firma giusta: occhio alle scorciatoie facili

Avrai dunque capito che il potenziale problema per la sicurezza risiede nella scelta della firma elettronica giusta. Ma “giusta” in che senso? E soprattutto, esistono diversi tipi di firme elettroniche?

La risposta è sì. Basta una semplice ricerca su Google, del resto, per rendersi conto che le proposte non mancano. Anche quelle troppo belle per essere vere! 

Occorre però fare chiarezza e, soprattutto, capire quale firma serve a un consulente del lavoro che voglia tutelare il suo operato e tutte le parti coinvolte nella conclusione di un contratto di lavoro.

Sul mercato esistono tre tipologie di firma elettronica:

1. La firma elettronica semplice o FES, il cui valore legale non è certo ma liberamente valutabile in giudizio
   
   
2. La firma elettronica avanzata o FEA, il cui valore legale è invece certo
   
   
3. La firma elettronica qualificata o FEQ, il cui valore legale è certo e rafforzato ulteriormente dalla presenza di un certificato qualificato

La FEA – firma elettronica avanzata – è, potremmo dire, il gold standard per tutte le tipologie di contratti, esclusi quelli che riguardano le proprietà di beni immobili.

Quindi per avvalersi dei benefici e della comodità di una firma elettronica remota nel delicato ambito dei contratti di lavoro, è sufficiente affidarsi alla firma elettronica avanzata. E non si corrono rischi.

Vantaggi pratici e strategici dell’uso di una firma elettronica avanzata nella consulenza del lavoro

Passiamo ora al “capitolo” più interessante, quello dedicato ai vantaggi e benefici derivanti dalla scelta di ricorrere alla firma elettronica per i contratti di lavoro.

Già, perché dovresti imbarcarti in questo cambiamento epocale? Solo per essere al passo coi tempi? Assolutamente no. Il punto è quello di portare benefici anche all’azienda, che ne deriverebbe un vantaggio concreto in termini strategici.

La possibilità di concludere contratti di lavoro da remoto e in tutta sicurezza, infatti, apre a prospettive molto interessanti per qualsiasi imprenditore:

• Procedure di assunzione più veloci e non legate a limiti di natura fisica (presenza in sede dei firmatari in fase di trattativa)
  
  
• Possibilità di effettuare assunzioni di massa in maniera rapida (pensa ad esempio ai lavori stagionali)
  
  
• Maggiore facilità nella gestione di ferie e buste paga
  
  
• Estrema praticità nell’archiviazione e gestione dei contratti, slegandosi completamente dalla carta

Il consulente del lavoro che oggi è in grado di gestire trattative anche da remoto e di far concludere un contratto in tempi brevi, a distanza e in tutta sicurezza, ha senza dubbio un appeal diverso agli occhi dell’azienda che è interessata a efficientare i propri processi.

Per fare tutto ciò, però, serve il partner giusto! Ed è qui che entriamo in gioco noi con la piattaforma Contract Geek.

Contract Geek: un nuovo modo di gestire contratti e documenti in forma elettronica

Abbiamo parlato di sicurezza, di valore legale, di benefici per consulente del lavoro e azienda ma… ci siamo forse dimenticati della semplicità di implementazione? Tutt’altro. 

Nella scelta della giusta soluzione di firma elettronica la praticità del sistema è un elemento chiave, sul quale peraltro cascano molti dei player del mercato.

Per questo motivo in Contract Geek abbiamo dato particolare importanza a questo aspetto, sviluppando una piattaforma cloud a prova di “persona non digitalizzata”. 

Richiedere e raccogliere una firma elettronica su un contratto tramite Contract Geek, infatti, non presume il possesso di nessuna competenza particolare: a tutti gli aspetti tecnici e legali ci pensiamo noi, l’interfaccia utente è semplice e intuitiva.

Il processo di richiesta firma su un contratto è semplicissimo:

1. Crei il contratto di lavoro direttamente in piattaforma (puoi anche organizzare dei template da cui partire in seguito)
   
   
2. Aggiungi eventuali collaboratori/approvatori a cui vuoi far visionare in anteprima il contratto, in modo da raccogliere eventuali osservazioni e modifiche
   
   
3. Invii la richiesta di firma al lavoratore con un semplice “click”
   
   
4. Una volta che il lavoratore ha firmato, ricevi conferma di avvenuta firma e puoi scaricare copia firmata del contratto

La sicurezza dietro le quinte: identificazione del firmatario e conservazione a norma del contratto firmato

Come detto, a tutto il resto ci pensiamo noi. Nello specifico, offriamo due metodi di identificazione certa del firmatario: puoi scegliere che il lavoratore si identifichi tramite CIE o SPID. In entrambi i casi, la sua identità è accertata in maniera inequivocabile.

Una volta che il contratto è firmato, poi, ci occupiamo noi di conservarlo a norma di legge per 10 anni, secondo quanto previsto dal CAD. Ci serviamo di un partner certificato AgID, Documi srl, che tiene archiviati al sicuro tutti i contratti che avrai fatto firmare.

La piattaforma Contract Geek, invece, ti offre la comodità di recuperare qualsiasi contratto in una manciata di secondi, oltre a offrirti uno scadenziario legato all’archivio, sul quale puoi impostare alert personalizzati per i contratti in prossima scadenza.

Passa alla firma elettronica dei contratti di lavoro oggi: prova gratuita e rischio zero

Sei curioso di provare la firma elettronica dei contratti ma non ti senti ancora sicuro di fare un passaggio definitivo?

Nessun problema: puoi provare la soluzione Contract Geek gratuitamente, per un periodo di prova di 14 giorni. 

Le firme raccolte nel periodo di prova avranno pieno valore legale e rimarranno accessibili per 30 giorni oltre la scadenza del periodo di prova. 

Avrai quindi la libertà di decidere se acquistare uno dei nostri piani in abbonamento, approfittare del servizio di conservazione a norma incluso e, soprattutto, cambiare il tuo modo di lavorare per sempre.