Agenzia immobiliare paperless? Si può, grazie alla digitalizzazione dei contratti immobiliari

Immagina un’agenzia immobiliare senza carta: sì, senza quegli scaffali stracolmi di faldoni, senza le pile di contratti sulle scrivanie, senza la fotocopiatrice che lavora a ciclo continuo…

Non è un’utopia. È una realtà possibile e un’opportunità che solo pochi, oggi, sono in grado di cogliere. E la tua agenzia immobiliare potrebbe far parte di questa cerchia ristretta di innovatori. Come?

Passando a una gestione totalmente digitale dei contratti immobiliari, una soluzione che ti permetterebbe di portare tutta la tua agenzia con te ogni volta che ti sposti, senza dover avere in mano nemmeno una singola cartelletta.

Ma i vantaggi non si limitano alla mobilità, sia chiaro. Innanzitutto, un’agenzia immobiliare completamente digitalizzata sarebbe in grado di attrarre anche una clientela giovane, che cerca procedure smart e contrattazioni veloci.

Poi, da non sottovalutare è appunto l’aspetto di rinuncia pressoché totale alla carta: partiamo proprio da questo aspetto per approfondire i benefici della scelta di ricorrere ai contratti immobiliari digitalizzati.

Dal faldone alla piattaforma cloud: come cambia la tua agenzia con i contratti immobiliari digitali?

Ammettilo: quante volte ti è capitato di dover cercare un contratto ormai archiviato e… metterci giorni per trovarlo? O, nel peggiore dei casi, non trovarlo affatto?

Il tuo non è sicuramente un caso isolato. Perdere contratti immobiliari è un’evenienza più comune di quanto si pensi. E il problema non è la tua agenzia, è il fatto di affidarsi sempre e solo alla carta. Che per sua natura ti espone a rischi che vorresti sicuramente evitare:

• Smarrimento contratti

   

• Danneggiamento parziale o totale di contratti e documenti

   

• Lungaggini e perdite di tempo durante le fasi di archiviazione e recupero contratti

Il digitale può essere una vera rivoluzione in agenzia immobiliare. Un archivio di contratti digitali ti consente backup automatici, accesso da qualsiasi dispositivo autorizzato, copie multiple e conservate a norma di legge e in tutta sicurezza.

Ma soprattutto, niente più carta:

• Archivi e recuperi qualsiasi contratto o documento importante con pochi clic

   

• Ricerchi un contratto per data, cliente o immobile in pochi secondi

   

• Hai sempre tutto a disposizione sul cloud e puoi accedere a qualsiasi contratto senza la necessità di trovarti in ufficio

Soffermiamoci un attimo sull’ultima casistica.

Firmare un preliminare in cantiere? Nessun problema, nessuna scartoffia

L’archivio digitale su cloud, come quello che ti offre la soluzione Contract Geek, ti permette di accedere ai contratti della tua agenzia in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo (nonché da molteplici dispositivi).

È facile capire come questo si trasformi in un vantaggio competitivo per la tua attività: immagina la comodità di poter firmare un preliminare in cantiere, senza doversi recare tutti assieme in agenzia.

Come sicuramente sai, velocità e tempistiche ridotte – nonché sicurezza dei processi – possono fare la differenza tra un contratto concluso e uno che rimane lettera morta. 

Soprattutto quando la clientela è giovane: millennials e Gen Z sono senza dubbio abituati al “tutto e subito” quando si parla di acquisti, vendite o perfezionamento di contratti. Con la digitalizzazione dei contratti immobiliari, puoi andare incontro alle loro esigenze.

Ok, ma cosa significa nella pratica digitalizzare i contratti immobiliari? Il processo step by step

Innanzitutto è bene chiarire che non si tratta di digitalizzare il tuo archivio esistente di contratti (anche se è qualcosa che puoi comunque pensare di fare), ma di passare all’utilizzo di contratti digitali a firma elettronica.

Non farti spaventare da questi “paroloni”: è più semplice di quel che pensi. La prima cosa che cambia nella tua agenzia è la fase di preparazione del contratto. 

Con la piattaforma di gestione e firma digitale dei contratti Contract Geek funziona così:

• Prepari il contratto direttamente in digitale, sulla piattaforma cloud, creandone uno ex novo o scegliendo un modello dal tuo archivio di template

   

• Attribuisci eventuali ruoli a membri del tuo team, in base a chi deve leggere, approvare o suggerire eventuali modifiche al contratto

   

• Quando il contratto è pronto da firmare, invii la richiesta di firma al cliente, direttamente dalla piattaforma 

Per quanto riguarda la firma digitale, come sicuramente già sai nel settore immobiliare la regolamentazione è chiara: per la maggior parte dei contratti immobiliari la legge richiede la firma elettronica qualificata, che offre le maggiori garanzie in termini di sicurezza e identificazione del firmatario.

In Contract Geek offriamo la firma digitale Aruba, una firma elettronica qualificata con elevati standard di sicurezza. Ma niente paura: non hai bisogno di dotarti di nessun dispositivo per usufruire di questa firma – e soprattutto, non deve farlo nemmeno il tuo cliente.

Firma elettronica qualificata: quali garanzie offre?

La firma elettronica qualificata è equiparata dalla legge alla firma autografa. Questo significa che i contratti firmati in digitale con tale firma hanno pieno valore legale e ti mettono al riparo da ogni contestazione.

La firma elettronica qualificata, inoltre, è basata su un sistema di crittografia a doppia chiave che la rende assolutamente sicura. È collegata ai dati contenuti nel contratto firmato, in modo da rendere possibile identificare qualsiasi modifica apportata al contratto stesso dopo la firma.

Infine, la sua particolarità consiste nell’invertire l’onere della prova: l’identità di chi ha firmato usando la firma elettronica qualificata è certa, non spetta a chi ha firmato dimostrare che è autentica bensì a chi ne contesta l’autenticità.

Audit trail e Dossier di prova, due strumenti in più per rendere sicura la tua attività

Nonostante la firma elettronica qualificata offerta da Contract Geek sia già la firma più sicura di cui ti puoi avvalere per i tuoi documenti e contratti in digitale – nonché l’unica accettata in ambito immobiliare per molte transazioni – la nostra piattaforma ti offre una sicurezza aggiuntiva.

Stiamo parlando di Dossier di prova e Audit trail, due “strumenti” in più a tua disposizione di cui puoi avvalerti in caso di contestazioni e in sede giudiziale.

Devi sapere infatti che l’intero processo di creazione, modifica e approvazione di ogni contratto creato con Contract Geek viene registrato in un file apposito, l’Audit trail appunto, che quindi contiene tutta la “vita” del documento firmato.

Il Dossier di prova, invece, è un “documento accompagnatorio” che certifica le attività effettuate sul contratto. In questo dossier vengono evidenziati:

• I firmatari del documento/contratto, identificati in maniera certa e univoca

   

• I mezzi di firma, con la conferma che siano stati utilizzati in maniera esclusiva dai firmatari

   

• L’integrità del documento stesso, non più modificato dopo l’apposizione digitale della firma

Anche il Dossier di prova viene conservato digitalmente a norma assieme al contratto, immaginalo come un documento aggiuntivo che accompagna il contratto per tutta la sua vita utile.

Come conservare a norma di legge i contratti immobiliari digitali

A proposito di conservazione digitale, forse non lo sai ma quando passi ai contratti immobiliari digitali la loro conservazione a norma di legge non è più un tuo problema. Infatti, ci pensa Contract Geek.

Tu hai accesso al tuo archivio di contratti su cloud, che puoi gestire a piacimento anche attraverso il pratico scadenziario, che puoi impostare in modo che ti avvisi per tempo di scadenze imminenti. Puoi anche richiamare facilmente un qualsiasi contratto presente in archivio e averlo sotto gli occhi in pochi secondi.

Per ottemperare alla legge e a quanto previsto dall’AgID, invece, Contract Geek si affida a un partner accreditato per la conservazione a norma, garantendoti che ogni tuo contratto verrà conservato secondo quanto previsto dalla legge italiana per un periodo di 10 anni.

L’onere di essere compliant a quanto previsto dalla legge, quindi, non ricade su di te. Un pensiero in meno.

Passa a Contract Geek oggi e sfrutta tutta la potenza del contratto immobiliare digitale

Ti abbiamo incuriosito? Non c’è modo migliore di soddisfare la curiosità che provare la piattaforma in prima persona! 

Con Contract Geek puoi provare gratuitamente la piattaforma per 14 giorni e far firmare contratti digitali in tutta sicurezza e con pieno valore legale. Alla scadenza della prova gratuita, i contratti che avrai fatto firmare rimarranno accessibili per un periodo di 30 giorni.

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