Ultima revisione – Gennaio  2024

1. SCOPO DELLA POLICY

   In Contract Geek, la privacy costituisce una priorità. Lo scopo del presente documento è stabilire come Contract Geek s.r.l. raccoglie, utilizza, conserva o tratta altrimenti i dati personali di clienti e altri individui (collettivamente “utente”) che accedono o utilizzano i nostri siti web (contractgeek.it) e le nostre applicazioni web (app.contractgeek.it), le nostre API e/o qualsiasi altro nostro sito, prodotto o servizio che rinvii alla presente Informativa sulla privacy (i “Servizi”). Utilizzando i Servizi, l’utente conviene che raccoglieremo e utilizzeremo i suoi dati personali come descritto nella presente Informativa sulla privacy.
   In alcuni casi, potremmo trattare i dati personali dell’utente ai sensi di un accordo stipulato con un’organizzazione esterna. In tali casi, i termini dell’accordo disciplinano il modo in cui trattiamo i dati personali dell’utente. Se l’utente ritiene che un’organizzazione esterna ci abbia chiesto di trattare i suoi dati personali per conto della medesima, è pregato di consultarla in primo luogo, in quanto sarà responsabile delle modalità di trattamento di tali dati. La presente Informativa sulla privacy (“Informativa”) non si applica a siti web e app di terzi eventualmente utilizzati dall’utente.
   Il prodotto e i Servizi principali di Contract Geek aiutano gli utenti a creare, portare a termine e mostrare la validità delle transazioni digitali o elettroniche, come la firma elettronica di un contratto. Nell’ambito dei Servizi, gli utenti richiedono la raccolta e la registrazione di informazioni che aiutino le parti a dimostrare la validità delle transazioni, come i nomi delle persone coinvolte nelle transazioni e i dispositivi che tali persone utilizzano.
   Consigliamo all’utente di leggere la presente Informativa per intero, in modo da assicurarsi di essere pienamente informato sulle modalità di raccolta, utilizzo, conservazione o ulteriore trattamento dei suoi dati personali da parte nostra, nonché dei propri diritti sulla privacy.

2. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI

   Il titolare del trattamento dei Suoi dati personali è Contract Geek s.r.l.- Via Vincenzo Civerchio, 4 – 20159 Milano (MI) – Partita Iva: 12476900969.
   Il Titolare è contattabile, oltre che all’indirizzo postale indicato, all’indirizzo di posta elettronica info@contractgeek.it

3. DATI PERSONALI OGGETTO DI RACCOLTA E TRATTAMENTO

   L’utente ha la possibilità di scegliere se visitare il nostro sito web, utilizzare la nostra web app o fornirci dati personali. Tuttavia, se l’utente non ci fornisce determinati dati personali potrebbe non essere in grado di utilizzare alcune parti dei Servizi. Ad esempio, se l’utente non adotta una firma elettronica non sarà in grado di firmare alcuni documenti elettronici sul Servizio.

   Dati personali raccolti dall’utente. L’utente ci fornisce dati personali che lo riguardano quando:

   • Registra un account o accede al proprio account.
   • Crea, firma o rivede un documento elettronico.
   • Crea o modifica il proprio profilo utente.
   • Contatta l’assistenza clienti.

   L’utente ci fornisce inoltre dati personali riguardanti altre persone quando utilizza parti dei Servizi, ad esempio quando:

   • Avvia, invita o partecipa a una transazione elettronica con altri utenti anche esterni ai servizi.
   • Aggiunge altri membri a una organizzazione esistente.
   • Lascia commenti all’interno dell’applicazione di firma.

   Di seguito alcuni esempi di categorie di dati personali che l’utente potrebbe fornire:

   • Identificatori e dati di contatto, tra cui nome, indirizzo e-mail, indirizzo postale, numero di telefono o firma elettronica.
   • Informazioni commerciali, tra cui dati di fatturazione e pagamento (ad es. numero di carta di credito, data di scadenza, crittografia visiva), prodotti o servizi acquistati.

   Dati personali raccolti automaticamente.Possiamo raccogliere dati personali dall’utente e dai suoi dispositivi automaticamente durante l’utilizzo dei Servizi, anche durante le visite a siti web o app realizzate senza effettuare l’accesso.
   Tra le categorie di dati personali raccolti automaticamente figurano:

   • Dispositivo, Informazioni sull’utilizzo e Dati transazionali. Raccogliamo dati personali sull’utilizzo di Servizi e dispositivi (ad es., computer, telefoni cellulari, tablet) adoperati dall’utente per accedere ai Servizi. Tali dati potrebbero includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, quanto segue:
     • Indirizzo IP.
     • Dati di esatta geolocalizzazione cui l’utente consente alle nostre app di accedere (solitamente dal proprio dispositivo mobile).
     • Identificatori univoci del dispositivo e caratteristiche del dispositivo, quali sistema operativo e tipo di browser.
   • Dati di utilizzo, quali: log del web server, pagine e URL di provenienza e di uscita, numero di click, nomi di dominio, landing page, pagine e contenuti visualizzati e ordine di tali pagine, la quantità di tempo trascorso su delle pagine specifiche, le date e gli orari di utilizzo dei Servizi, la frequenza d’uso dei Servizi, errori di log e altri dati correlati.
   • Dati transazionali, come nomi e indirizzi e-mail delle parti di una transazione, riga dell’oggetto, cronologia delle azioni che gli individui intraprendono in relazione a una transazione (ad es., revisione, firma, attivazione di funzioni) e dati personali riguardanti tali individui o i loro dispositivi, come nome, indirizzo e-mail, indirizzo IP e metodi di autenticazione.
   • Cookie e tecnologie correlate. Utilizziamo cookie, ovvero dei file di testo contenenti piccole quantità di informazioni scaricate sul dispositivo dell’utente o tecnologie correlate, come web beacon, oggetti locali condivisi e pixel di monitoraggio, per raccogliere e/o memorizzare dati.

   Dati raccolti da altre fonti. Ferme restando le leggi vigenti in materia, possiamo raccogliere dati personali riguardanti l’utente da altri soggetti, quali:

   • Altri clienti. I dati personali dell’utente potrebbero esserci forniti da altri clienti. Ad esempio, se un cliente desidera che l’utente firmi un documento elettronico, ci fornirà l’indirizzo e-mail, il nome dell’utente e il suo numero di cellulare per invitarlo alla firma elettronica.

   Dati personali raccolti e trattati per conto dei clienti. Quando i nostri clienti aziendali utilizzano determinati Servizi, generalmente trattiamo e conserviamo dati personali limitati per loro conto in qualità di responsabili del trattamento dei dati. Ad esempio quando un cliente carica contratti fini dell’approvazione o della firma, agiamo in qualità di responsabile del trattamento dei dati e trattiamo i documenti per conto del cliente, secondo le sue istruzioni. In tali casi, il cliente è il titolare del trattamento dei dati ed è responsabile della maggior parte degli aspetti del trattamento dei dati personali. In caso di domande o dubbi sul trattamento dei dati personali in tali evenienze, ivi compreso sull’esercizio dei propri diritti in qualità di interessato, è necessario contattare il cliente (il proprio datore di lavoro o la persona fisica o giuridica che richiede la firma). Se riceviamo richieste in materia di diritti relative a casi in cui agiamo in qualità di responsabili del trattamento dei dati, inoltreremo la richiesta al cliente pertinente

   Dati conferiti mediante compilazione di moduli e form sul sito. L’invio volontario di dati mediante moduli e form sul sito ovvero mediante posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, nonché degli eventuali altri dati personali espressamente richiesti per poter fornire le informazioni richieste ovvero per procedere alla erogazione dello specifico servizio offerto.
   In particolare nel sito internet sono presenti le seguenti sezioni:

   • Contatti
   • Newsletter

   Invio di newsletter periodiche. I contatti e-mail utilizzati per l’invio della newsletter periodica provengono da iscrizioni volontarie. I dati sono raccolti per lo svolgimento di attività di promozione commerciale, quali l’invio di materiale pubblicitario e di comunicazione tramite e-mail a contenuto informativo e/o promozionale in relazione a prodotti, eventi e/o servizi riservati agli Utenti che ne hanno dato apposita autorizzazione. Nel caso le comunicazioni non fossero di interesse per il destinatario è possibile evitare qualsiasi ulteriore contatto, cliccando l’apposito link contenuto in ogni messaggio, oppure scrivendo ai recapiti in calce esercitando il proprio diritto alla cancellazione dalla newsletter.

4. USO DEI DATI PERSONALI

   In generale, potremmo utilizzare i dati personali dell’utente, nel rispetto delle prescrizioni della legge applicabile, tra cui l’ottenimento del consenso (ove richiesto), per fornire, correggere e migliorare i Servizi, sviluppare nuovi Servizi e commercializzare nostri prodotti. Esempi di utilizzo dei dati personali che trattiamo includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, quanto segue:

   • Fornire all’utente i prodotti, i Servizi e altri prodotti richiesti e riscuotere il pagamento degli stessi.
   • Creare l’account e gestire il rapporto dell’utente con noi (ad es., instaurare comunicazioni con l’utente, fornirgli le informazioni richieste).
   • Inviare all’utente la documentazione relativa al rapporto instaurato, ivi compreso per acquisti o altri eventi.
   • Funzionalità di mercato, prodotti o eventi speciali che impiegano e-mail o numero di telefono o inviare comunicazioni di marketing su prodotti e servizi di terzi che riteniamo possano essere di interesse per l’utente.
   • Registrare i particolari riguardanti transazioni implicanti documenti elettronici (ad es., chi ha creato, visualizzato o firmato i documenti; indirizzi IP dei firmatari; marche temporali).
   • Creare e rivedere dati sui nostri utenti e sull’utilizzo dei Servizi da parte degli stessi.
   • Testare le modifiche dei Servizi e sviluppare nuove funzionalità e prodotti.
   • Risolvere i problemi riscontrati dall’utente con i Servizi, tra cui la risposta a domande di assistenza; la formazione dei clienti e la risoluzione delle controversie.
   • Gestire la piattaforma dei Servizi, compresi i sistemi di assistenza tecnica e la sicurezza.
   • Prevenire, indagare e far fronte a frodi, accessi o utilizzi non autorizzati dei Servizi, violazioni di termini e politiche o altri comportamenti illeciti.
   • Adempiere gli obblighi legali.
   • Rispettare i periodi di conservazione sanciti dalle leggi.
   • Accertare, esercitare o difendere i nostri diritti in caso di azioni legali.

   Altri usi. Possiamo combinare i dati personali che raccogliamo (“aggregare”) o eliminare parti di tali dati personali (“deidentificare”) per limitare o impedire l’identificazione di un particolare utente o dispositivo e facilitare il raggiungimento di obiettivi quali la ricerca e il marketing. Una volta aggregati e resi anonimi in modo da non potersi più considerare dati personali ai sensi della legge applicabile in materia di protezione dei dati, la presente Informativa non si applica a tali dati.

   Base giuridica per il trattamento dei dati personali dell’utente. Se si applica la normativa europea sulla protezione dei dati e laddove Contract Geek s.r.l. agisca in qualità di titolare del trattamento dei dati, la base giuridica per la raccolta e l’utilizzo dei dati personali descritti nella presente Informativa dipenderà dal tipo di dati personali in questione e dal contesto specifico in cui vengono raccolti o utilizzati. Di norma, raccogliamo o utilizziamo i dati personali solo dietro ottenimento del consenso dell’utente a tal fine, in caso di bisogno dei dati personali per eseguire un contratto con l’utente o laddove il trattamento rientri tra i nostri legittimi interessi e gli interessi dell’utente in materia di protezione dei dati o i suoi diritti e libertà fondamentali non prevalgono su tali legittimi interessi. In alcuni casi, potremmo avere l’obbligo legale di raccogliere o conservare dati personali o potremmo aver bisogno di tali dati per proteggere gli interessi vitali dell’utente o quelli di un’altra persona. Ad esempio, quando:

   • Utilizziamo i dati personali per creare e gestire un account, agiamo in tal modo per fornire all’utente i Servizi pertinenti ed eseguire il contratto stipulato con il medesimo.
   • Raccogliamo e registriamo i dati associati all’uso di un certificato digitale o di una firma elettronica, agiamo in tal modo per ottemperare alle normative.
   • Utilizziamo nomi e indirizzi e-mail per finalità di marketing elettronico, agiamo in tal modo con il consenso dell’utente (che è libero di revocare in qualsiasi momento) oppure, ove consentito dalla legge applicabile, sulla base dei nostri legittimi interessi.
   • Raccogliamo i dati di utilizzo e li analizziamo per migliorare i Servizi o garantire la sicurezza dei nostri siti web, agiamo in tal modo sulla base del nostro legittimo interesse a tutelare e migliorare i Servizi.

   In caso di domande o necessità di ulteriori informazioni sulla base giuridica su cui fondiamo la raccolta e l’uso dei suoi dati personali, l’utente può contattarci ai recapiti forniti nella presente Informativa. Si noti che in situazioni in cui Contract Geek s.r.l. agisce come responsabile del trattamento dei dati, è il cliente a determinare la pertinente base giuridica associata alle attività di trattamento. Pertanto, le richieste di informazioni sulla base giuridica applicabile devono essere indirizzate a suddetto cliente.

5. CONDIVISIONE DEI DATI PERSONALI

   Ferme restando le prescrizioni della legge applicabile, incluso il consenso (ove richiesto), possiamo condividere i dati personali come segue:

   • Fornitori di servizi. Condividiamo i dati personali dell’utente con i fornitori di servizi di cui ci avvaliamo per supportare i Servizi. Tali aziende forniscono servizi quali sistemi di autenticazione (quali p.e. SPID o CIE), invio SMS, assistenza clienti, conservazione digitale a norma. Abbiamo stipulato dei contratti con i nostri fornitori di servizi aventi ad oggetto la tutela e l’uso corretto dei dati personali dell’utente.
   • Collegate. Possiamo condividere i dati personali dell’utente con altre società di cui Contract Geek s.r.l. è socia. Tali società utilizzano i dati personali dell’utente come descritto nella presente Informativa.
   • Partner di marketing. Possiamo condividere i dati personali dell’utente con sponsor di eventi, webinar o lotterie ai quali l’utente partecipa o con altre parti insieme alle quali intraprendiamo attività di marketing congiunte.
   • Autorità pubbliche o governative. Possiamo condividere i dati personali dell’utente per adempiere obblighi legali, normative o contratti o dare seguito a un’ordinanza dell’autorità giudiziaria, un provvedimento giurisdizionale o amministrativo, come una citazione, una verifica governativa o un mandato di perquisizione laddove siamo legalmente obbligati a farlo. Possiamo inoltre condividere i dati dell’utente quando vi sono minacce alla sicurezza fisica altrui, violazioni delle politiche di Contract Geek s.r.l. o di altri accordi, o per proteggere i diritti legali di terzi, compresi i nostri dipendenti, utenti o il pubblico.
   • Operazioni di riassetto societario. I dati personali dell’utente possono essere divulgati o trasferiti a terzi pertinenti in caso di, o nell’ambito della due diligence per, qualsiasi riassetto, vendita, fusione per incorporazione, fusione per unione, joint venture, cessione, trasferimento o altro atto di disposizione, previsto o effettivo, avente ad oggetto l’integralità o una parte dell’azienda, del patrimonio o delle azioni (compresi i trasferimenti di azienda nell’ambito di eventuali procedimenti fallimentari o di analoga natura). Se un’operazione di riassetto societario ha luogo, forniremo una notifica sulle eventuali modifiche riguardanti la gestione dei dati dell’utente, nonché sulle opzioni a disposizione l’utente.
   • Consenso. Possiamo condividere i dati personali dell’utente in altri modi qualora ci venga richiesto dal medesimo o se questi abbia rilasciato il proprio consenso. Ad esempio, solo con il consenso dell’utente e salvo che non esistano accordi che prevedano differentemente, pubblichiamo testimonianze che potrebbero identificarlo.

   Inoltre, i dati personali dell’utente potrebbero essere condivisi come descritto di seguito:

   • Informazioni pubbliche.
   • Informazioni del profilo. Quando l’utente crea un profilo Contract Geek, altri utenti Contract Geek possono visualizzare le informazioni del profilo. Se l’utente desidera rendere private tali informazioni, verifichi le impostazioni del proprio account.
   • Datore di lavoro od organizzazione. Quando l’utente crea un account o un ruolo utente con un indirizzo e-mail assegnato all’utente in qualità di dipendente o membro di un’organizzazione, tale organizzazione (se è un cliente Contract Geek con determinate caratteristiche) può trovare l’account dell’utente e intraprendere determinate azioni che possono avere degli effetti sull’account.

6. TEMPO DI CONSERVAZIONE DEI DATI RACCOLTI E DURATA DEI TRATTAMENTI

   Il periodo di conservazione dei dati relativi alla navigazione sul sito internet è di 24 mesi, salvo il più lungo termine previsto per l’adempimento di eventuali obblighi di legge ovvero necessario per la difesa in giudizio. Per le attività di marketing (es. servizio di newsletter), il trattamento dei dati personali verrà interrotto in caso di revoca del consenso e i dati personali, se non necessari ad altri trattamenti, cancellati senza ingiustificato ritardo. I dati personali conferiti spontaneamente in form di contatti presenti sul sito saranno conservati per un massimo di 12 mesi, salvo la conservazione che risulti necessaria ad altri trattamenti eventualmente da Lei autorizzati. I dati verranno cancellati alla prima chiusura di esercizio annuale successiva alla scadenza di conservazione.

7. DEI DATI PERSONALI

   Per il perseguimento delle finalità dichiarate nella presente Informativa, i dati dell’utente saranno comunicati a dipendenti e collaboratori del Titolare del trattamento nella loro qualità di Autorizzati al trattamento.
   I dati dell’utente saranno inoltre comunicati alle Società che prestano attività di assistenza e/o consulenza al Titolare del trattamento, nonché a terzi fornitori di servizi cui la comunicazione sia necessaria per la fornitura dei servizi richiesti.
   L’elenco completo dei destinatari dei dati personali è disponibile presso il Titolare del trattamento, che ha il compito di tenerlo costantemente aggiornato

8. TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI AL DI FUORI DELL’UNIONE EUROPEA

   Per le finalità elencate nella presente Informativa, i Suoi dati personali non saranno trasferiti verso paesi situati al di fuori dell’Unione Europea.

9. ESERCIZIO DEI DIRITTI

   In quanto Utente ha diritto: di ottenere la conferma dell’esistenza dei propri dati; le informazioni afferenti il loro trattamento, nonché di ottenere la loro comunicazione in forma intellegibile; ha inoltre diritto di conoscere:

   1. L’origine dei dati personali:
   2. le finalità e le modalità di trattamento;
   3. la logica utilizzata in caso di trattamento effettuato con ausilio di strumenti elettronici;
   4. i soggetti e le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati, i responsabili e gli incaricati.

   Ha altresì diritto di ottenere:

   5. l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
   6. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, la limitazione o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
   7. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere e e f sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, dei soggetti/società ai quali i dati sono stati comunicati, eccettuato il caso in cui tale adempimento sia impossibile o comporti l’impiego di mezzi sproporzionati rispetto al diritto tutelato.

   Ha infine diritto:

   8. alla portabilità dei Suoi dati;
   9. di proporre reclamo al Garante della Privacy qualora Lei ritenga che il trattamento dei Suoi dati violi la legge;
   10. di ottenere dal Titolare le informazioni afferenti il trattamento dei Suoi dati (diritto di accesso);
   11. di revocare il consenso al trattamento dei dati;
   12. di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
   13. di opporsi al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o di comunicazione commerciale (marketing diretto) o per il compimento di ricerche di mercato.

   Le richieste vanno rivolte al Titolare del trattamento dei dati attivando i canali di contatto indicati nella presente informativa.

10. COME PROTEGGIAMO I DATI PERSONALI DELL’UTENTE

    Abbiamo attuato misure tecniche, fisiche e organizzative atte a proteggere i dati personali dell’utente da abuso o distruzione accidentale, illegale o non autorizzata, perdita, modifica, divulgazione, acquisizione o accesso, nonché da tutte le altre forme di trattamento illecito. A tal fine, abbiamo sviluppato e implementato un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni e altre sub-politiche e linee guida relative alla protezione dei dati personali dell’utente. Ad esempio, il nostro personale è autorizzato ad accedere ai dati personali dei clienti solo nella misura necessaria a soddisfare pertinenti finalità aziendali e a svolgere le proprie mansioni, nel rispetto di obblighi di riservatezza.

11. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA

    Possiamo modificare la presente Informativa per riflettere modifiche normative, societarie, ai nostri Servizi, alle nostre pratiche di trattamento dei dati o ai progressi tecnologici. L’utilizzo dei dati personali da noi raccolti avviene nel rispetto dell’Informativa sulla privacy vigente al momento dell’impiego di tali dati. A seconda del tipo di modifica, potremmo notificare l’utente al riguardo mediante pubblicazione su questa pagina.