Premessa

Grazie all’analisi sull’attuale normativa in tema di adeguata verifica della clientela nel contesto professionale (Commercialisti, Notai, Avvocati, Advisory…), vedremo come è possibile – e perché è vantaggioso – digitalizzare l’intero processo di raccolta documentale e firme elettroniche con Contract Geek.

In particolare, ci concentreremo sul possibile ruolo della firma CIE o SPID – intesa come firma elettronica remota basata sull’autenticazione forte del firmatario – nel processo di identificazione e adeguata verifica, quale elemento fondamentale per garantire un approccio affidabile, sicuro, legalmente valido e pienamente conforme alle disposizioni normative.

Contesto normativo e identificazione del cliente

Il Decreto Legislativo n. 231/2007, che riguarda gli obblighi di antiriciclaggio e antiterrorismo internazionale, nella revisione dell’articolo 18 – dovuta al D.L. Semplificazioni n. 76/2020 e al Decreto Legislativo n. 125 del 4 ottobre 2019 di recepimento della quinta direttiva antiriciclaggio dell’Unione europea – stabilisce che:

l’adeguata verifica della clientela deve essere effettuata attraverso l’identificazione del cliente e la verifica della sua identità, basata su documenti, dati o informazioni provenienti da fonti affidabili e indipendenti.

L’articolo 19, poi, stabilisce che i clienti:

possono soddisfare gli obblighi di adeguata verifica possedendo un’identità digitale con un livello di garanzia almeno significativo, come ad esempio SPID o CIE.

In questo contesto, è cruciale evidenziare che l’omissione dell’utilizzo dell’autenticazione e identificazione mediante SPID o CIE rappresenta un fattore di rischio che il soggetto obbligato deve tenere in considerazione nella scelta del metodo di adeguata verifica.

Conformemente all’articolo 23 poi, nel caso di rapporti continuativi, prestazioni professionali o operazioni occasionali a distanza non assistite da procedure di identificazione elettronica sicure riconosciute dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), si richiede un’adeguata verifica rafforzata della clientela.

Il ruolo della firma CIE o SPID

Se è vero quindi che l’attività di identificazione a distanza è possibile purché assistita da procedure di identificazione elettronica con un significativo livello di sicurezza, come lo sono SPID e CIE, allora sarà possibile per il professionista realizzare quanto richiesto dalla normativa – identificare il cliente e verificare la sua identità – facendo apporre al cliente una firma elettronica basata sulla sua autenticazione SPID o CIE sui moduli e/o documenti di identificazione e adeguata verifica.

L’importanza della conservazione a norma

Un elemento di notevole rilevanza, infine, è dato dalla conservazione digitale a norma dei documenti, dei dati e delle informazioni acquisiti durante le procedure di adeguata verifica.

In linea con quanto stabilito dall’articolo 31, tali elementi devono essere conservati digitalmente a norma per un periodo di 10 anni a partire dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.

Di conseguenza, il file XML Response che costituisce la prova della verifica dell’identità digitale del cliente firmatario, dovrà essere conservato digitalmente a norma in conformità alle disposizioni normative da parte del soggetto obbligato.

In quest’ottica, la firma elettronica basata sull’autenticazione SPID o CIE dei moduli o della documentazione per l’identificazione e l’adeguata verifica riveste un ruolo di fondamentale importanza.

Automatizza e metti in sicurezza il processo con Contract Geek

Con Contract Geek puoi digitalizzare l’intero processo di raccolta documenti, identificazione e firma elettronica.

Raccogli documenti dai tuoi firmatari

Chiedi ai tuoi firmatari di caricare documenti aggiuntivi, p.e. Carta di Identità, Visure Camerali, etc., per completare il tuo fascicolo documentale. Avranno anche la possibilità di classificarli come “confidenziali” qualora contengano dati sensibili.

Personalizza le tue richieste di firme

Dai campi di testo libero, ai formulari, passando per le opzioni, fino ai moduli. Hai tutto quello che serve per fare in modo che i tuoi firmatari possano compilare i documenti richiesti con le informazioni aggiuntive necessarie a completare il tuo documento. Grazie ai moduli, poi, potrai persino automatizzare la compilazione di alcuni campi recuperandoli dall’anagrafica dei tuoi firmatari.

Richiedi firme con SPID o CIE

Con Contract Geek puoi richiedere in tutta sicurezza firme elettroniche basata sull’autenticazione SPID o CIE del firmatario.

Questa tipologia di firme elettroniche consente di identificare univocamente il firmatario connesso alla firma e di verificare il documento firmato nella sua integrità.

Le firme SPID e CIE verranno infatti apposte al documento solo successivamente all’avvenuto riconoscimento del firmatario che, a tal fine, si sarà autenticato con il proprio SPID o con la propria CIE per autorizzare l’apposizione della firma elettronica.

Al firmatario, pertanto, basterà accedere al documento e autenticarsi con il proprio SPID o la propria CIE per autorizzare l’apposizione della firma. Una volta firmato, il documento sarà ulteriormente munito di un sigillo elettronico qualificato eIDAS rilasciato da Contract Geek e inviato in conservazione digitale a norma unitamente al Dossier di Prova e al file XML Response fornito a Contract Geek dal Identity Provider SPID o CIE del firmatario.

Sei interessato a vedere come funziona Contract Geek e come potrebbe rivoluzionare completamente il tuo processo documentale? Contattaci!

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