I vantaggi della firma elettronica per il consulente finanziario indipendente

Il settore degli investitori retail è in crescita negli ultimi anni, favorito dall’esplosione dell’offerta di servizi online di investimento che hanno reso più facile l’accesso al mercato. 

In tanti, però, ancora preferiscono affidarsi a un consulente finanziario, meglio se indipendente, in quanto i professionisti interni a banche e istituti di investimento vengono percepiti come troppo soggetti a pressioni interne. 

Questo mercato in fermento è sicuramente una buona notizia per chi svolge questa professione: ma come consulente finanziario autonomo, devi attrezzarti per essere appetibile per i tuoi potenziali clienti.

Essere iscritto all’albo OCF ed essere quindi in regola con quanto previsto dalla legge è una condizione preliminare, ma hai pensato a quali altri aspetti della tua attività potresti migliorare?

In questo articolo ti parlerò di come potresti migliorare la gestione dei contratti e la raccolta firme, estendendo i margini di azione della tua attività e risultando più affidabile e attraente rispetto ai tuoi concorrenti.

Scoprirai anche come l’implementazione della firma elettronica avanzata nei tuoi processi lavorativi ti può garantire una maggiore sicurezza e tutela dei dati dei tuoi clienti e del tuo operato e, non ultimo, un possibile aumento di fatturato. 

Usi ancora la carta? Ecco i rischi a cui ti esponi

Si sa, i metodi “di una volta” ci infondono tranquillità e ci danno la sensazione di essere al sicuro: ecco perché, pur nel contesto profondamente digitalizzato in cui ci muoviamo oggi, tanti consulenti finanziari indipendenti si affidano ancora alla carta.

Cartacei sono i contratti, cartaceo è l’archivio, così come su carta vengono raccolti i consensi privacy e i dati sensibili dei clienti. Ma siamo certi che sia il modo più sicuro e vantaggioso di procedere?

Te lo dico subito: no, non c’è nessuna certezza al riguardo. Un archivio cartaceo è soggetto a diverse minacce, quali:

• La perdita parziale o totale per furto, incendio o allagamento

• L’impossibilità di trovare il documento desiderato in poco tempo (o di trovarlo affatto)

• La divulgazione di dati sensibili, volontaria o involontaria 

I dati finanziari sono considerati a tutti gli effetti dati sensibili e, oggi, sono soggetti al GDPR: raccogliere firme e dati, quindi, non è qualcosa che può essere fatto con superficialità.

Soprattutto se, in quanto consulente finanziario indipendente, sei l’unico responsabile di questa raccolta. A ciò si aggiunge, come detto, la necessità di tutela legale tua e del cliente, ovvero l’esigenza di stipulare e firmare contratti relativi all’attività di consulenza.

Non per farti passare notti insonni ma… Sei davvero sicuro di poter gestire tutto questo “manualmente” e affidandoti a un archivio cartaceo? Sei certo di poter offrire la giusta privacy e sicurezza ai tuoi clienti?

La digitalizzazione dei contratti: quel passo in più che ti mette al sicuro

Creare un archivio digitale di contratti e documenti è qualcosa che, sicuramente, tanti professionisti hanno pensato di fare scansionando tutto il proprio archivio cartaceo. 

Questo però non li mette al riparo dai rischi di cui sopra; inoltre, anche per la conservazione dei contratti ci sono regole e leggi da rispettare – non a caso si parla di conservazione a norma – e il fai da te non risolve nulla.

Per passare a una vera gestione digitale dei contratti c’è bisogno di affidarsi a chi si occupa di questa materia in maniera professionale: un fornitore di servizi specializzato in questo campo.

In Contract Geek ci occupiamo di contratti e firma digitale fornendo una soluzione smart, una piattaforma su cloud, che può essere integrata in qualsiasi processo lavorativo.

Ma cosa significa, nel dettaglio, gestire digitalmente un contratto? Significa questo:

• Poter creare un contratto in digitale, servendosi di template preimpostati dall’utente o partendo da un foglio bianco

• Poter condividere la bozza del contratto con altri utenti, gestendo permessi di accesso e di modifica, in modo da raccogliere approvazioni ed eventuali commenti

• Far firmare il contratto digitalmente al cliente, anche a distanza e quindi senza la necessità della presenza fisica della persona

• Archiviare il contratto in maniera sicura e a norma di legge e avere subito a disposizione una copia in PDF, da condividere con il firmatario

Poter gestire scadenze e rinnovi da un unico luogo, la piattaforma cloud, avendo sempre una visione chiara sullo scadenzario

Rinnovo del contratto: un problema che si trasforma in opportunità

A proposito di rinnovi: può essere che un cliente, soprattutto se nuovo, voglia metterti alla prova concedendoti la gestione dei suoi investimenti solo per un breve periodo di tempo.

Grazie alla gestione digitale dei contratti, avrai sempre una chiara visione dei contratti in prossima scadenza e potrai anche impostare un relativo avviso. Che vantaggi comporta ciò? Beh, il vantaggio di non perdere il cliente!

Potrai anticipare la scadenza e preparare il terreno per un rinnovo facile e senza pensieri, perché anche in questo caso sarà possibile effettuarlo con pochi clic e senza doversi incontrare. Una semplicità che può fare la differenza.

Come si firma un contratto in digitale? La firma elettronica di cui hai bisogno

Tutto bello e tutto allettante, ma sicuramente ora stai pensando ai rischi a cui potresti essere esposto scegliendo di rinunciare al cartaceo e raccogliere le firme dei clienti in maniera elettronica.

Approfondiamo allora un attimo il discorso firma e sicurezza. È importante che tu sappia, in primo luogo, che la firma elettronica è stata equiparata alla firma autografa e, se raccolta nei giusti modi, ha lo stesso valore legale.

Un contratto firmato correttamente in digitale ha lo stesso peso, in un eventuale contenzioso, di uno firmato con la penna su carta. Ma cosa significa “firmato correttamente”?

Da anni ormai la firma elettronica o digitale deve essere apposta soddisfacendo determinati requisiti imposti dalla legge (il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale per quanto riguarda l’Italia e l’eIDAS a livello europeo).

Questi requisiti hanno lo scopo di:

• Assicurare che l’identità del firmatario sia accertata in maniera indiscutibile

• Tutelare l’integrità del documento firmato, assicurando che sia impossibile da contraffare a posteriori

• Garantire la sicurezza dei dati contenuti all’interno dei documenti

Una firma elettronica che soddisfa i requisiti previsti da CAD e eIDAS, quindi, è a tutti gli effetti sicura a livello legale. Ne deriva la considerazione che la firma elettronica non può essere effettuata con metodi o processi fai da te…

Firma elettronica Contract Geek: che requisiti soddisfa?

In Contract Geek hai a disposizione tre tipi di firme:

1. La firma elettronica con OTP
2. La firma elettronica avanzata
3. La firma elettronica qualificata

La firma elettronica avanzata o FEA è ciò che ti serve per firmare contratti digitali a cui conferire lo stesso valore di una scrittura privata. L’identità del firmatario è certificata dall’utilizzo della CIE (Carta di Identità Elettronica) o dello SPID al momento della firma e il contratto così firmato è provvisto di marcatura temporale.

Questo significa che potrai sempre dimostrare quando è stato firmato e da chi e, inoltre, che dopo la firma il contratto non ha subito modificazioni. In caso di contenzioso, dunque, non avresti nulla da temere.

La firma elettronica permette la chiusura di accordi a distanza con estrema semplicità

Se invece ti stai preoccupando degli aspetti operativi lato cliente, sappi che richiedere una firma elettronica su un contratto non è qualcosa che lo può in alcun modo mettere in difficoltà a livello tecnologico.

Con Contract Geek, infatti, tutto ciò che dovrà fare il cliente è – dopo aver preso visione del contratto – cliccare su una notifica che riceverà via email su qualsiasi dispositivo, identificarsi tramite CIE o SPID e dare l’ok all’apposizione della firma.

Riceverà subito dopo via email la copia in PDF del contratto firmato e la procedura si conclude lì. Tu, invece, avrai la sicurezza che il contratto firmato verrà conservato a norma per 10 anni dal nostro partner accreditato AgID, Documi, e la tranquillità aggiuntiva offerta dal nostro Dossier di prova.

Quest’ultimo documento contiene l’intera “traccia” di tutta l’attività effettuata sul contratto: sarà quindi tutto dimostrabile, non solo la firma ma anche tutta l’attività precedente alla firma.

Il vantaggio di affidarsi a una soluzione del genere, oltre a quello evidente in termini di sicurezza, è quello di poter concludere accordi a distanza: potresti acquisire nuovi clienti senza la necessità di incontrarli di persona.

E per tutta una fascia di utenti molto digitalizzati, tendenzialmente giovani (ma non solo), questa possibilità fa tutta la differenza.

Prova Contract Geek e scopri quanto è facile!

Pensa a quante risorse, economiche e di tempo, potresti risparmiare passando a una gestione tutta digitale di firme e contratti: un altro vantaggio che è sciocco non considerare.

Ma come sempre, è tutto più chiaro se lo si prova in prima persona: in Contract Geek ti offriamo anche questo, prova il nostro servizio per 14 giorni e raccogli firme legalmente vincolanti, vedrai da solo quanto è semplice!