Firma digitale per l’agenzia immobiliare: un vantaggio competitivo da cogliere al volo

È un periodo storico molto felice per le compravendite immobiliari, in particolare in alcune zone d’Italia. Ma è anche un periodo di grande trasformazione, soprattutto in ottica digitale.

Anche la tua agenzia immobiliare, sicuramente, avrà ricevuto un numero crescente di richieste per visite virtuali, contratti a distanza e possibilità di concludere trattative da remoto… ma è attrezzata nel modo giusto?

La firma digitale è uno strumento che non può assolutamente mancare se vuoi dare alla tua agenzia immobiliare la possibilità di operare anche a distanza e andare incontro alle nuove esigenze della tua potenziale clientela.

Ma c’è firma e firma, anche in ambito digitale, ed è quindi assolutamente fondamentale dotarsi della firma elettronica giusta. Quale ti serve? Come implementarla in agenzia? Quali costi comporta? Ecco tutte le risposte che cerchi.

Facciamo un passo indietro: cosa si intende con firma elettronica o firma digitale?

Nonostante la firma elettronica e la possibilità di firmare digitalmente un contratto non siano a tutti gli effetti una novità, le caratteristiche tecniche e il valore legale della firma elettronica non sono ancora chiari ai più.

La trasformazione digitale va veloce, ma le vecchie abitudini sono dure a morire… ecco perché per molti di noi la firma digitale e la possibilità di concludere un contratto da remoto vengono ancora percepite come opzioni “rischiose”. Ma c’è vero rischio? 

No, ed è ora di convincersene al 100%. Devi sapere che la firma elettronica e la gestione dei contratti in digitale sono stati normati da anni sia a livello europeo sia a livello nazionale. 

Due sono i regolamenti di riferimento:

• eIDAS, una normativa europea che fissa il quadro giuridico per un’identificazione elettronica sicura e certa

   

• CAD, ovvero Codice dell’Amministrazione Digitale, un testo unico che fissa le regole per la digitalizzazione documentale  

A essi si aggiungono i chiarimenti diffusi negli anni dall’Agenzia delle Entrate, che hanno dissolto eventuali dubbi interpretativi.

Ad oggi, dunque, esistono 3 firme elettroniche in uso in Italia, con differenti caratteristiche per quanto riguarda il loro valore legale e probatorio. Sono le seguenti:

• Firma elettronica semplice o FES: non ha un forte valore legale poiché non garantisce l’autenticità o l’integrità del documento firmato né la certezza sull’identità dei firmatari

   

• Firma elettronica avanzata o FEA: garantisce autenticità e l’integrità del documento firmato e, inoltre, l’identificazione certa dei firmatari. Ha lo stesso valore legale di una firma autografa

   

• Firma elettronica qualificata o FEQ: possiede le medesime caratteristiche della FEA ma, in più, prevede l’intervento di un ente terzo che fa da “certificatore”. Per questo motivo, è la firma con valore legale più forte

Firma con OTP e firma digitale: due casi particolari

A queste 3 firme ne vanno aggiunte altre 2: la firma elettronica con OTP e la firma digitale, che rappresenta una “variante” della firma elettronica qualificata.

La firma con OTP può essere considerata una via di mezzo tra FES e FEA: è più “forte” di una firma elettronica semplice, rispetto alla quale offre il sistema di autenticazione a due fattori (2FA) per il firmatario, ma non offre le stesse garanzie della FEA riguardo ad autenticità, integrità e certezza dell’identità di chi firma.

La firma digitale, invece, è una firma elettronica qualificata che prevede l’utilizzo di un sistema di crittografia a due chiavi asimmetriche, che la rende particolarmente sicura, oltre alla presenza di un ente certificatore.

Firmare elettronicamente un contratto immobiliare lo rende valido ai fini della legge? Sì, però…

Ora che abbiamo capito che esistono differenze importanti tra le firme elettroniche disponibili sul mercato, è importante capire anche cosa dice la legge riguardo ai contratti firmati in digitale relativamente all’ambito specifico dei contratti immobiliari.

Come ben sai, l’interlocutore in questo caso è duplice: il cliente che firma il contratto e l’Agenzia delle Entrate, che fissa regole ben precise affinché i contratti siano riconosciuti validi. Ecco perché è bene fare subito chiarezza. 

La legge fa infatti una distinzione importante:

• I contratti di locazione possono essere firmati con firma elettronica avanzata per essere validi ai fini di legge

   

• Per i preliminari di compravendita e per i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili, invece, è necessaria la firma elettronica qualificata o firma digitale

   

• La firma digitale è richiesta anche per i contratti relativi al diritto di usufrutto, diritto di superficie, diritto del concedente o dell’enfiteuta

C’è però un’importante precisazione che riguarda i contratti di locazione: è vero che l’Agenzia delle Entrate accetta che questi contratti siano firmati con firma elettronica avanzata, ma come detto prima… una firma non vale l’altra!

Per essere validi ai fini della presentazione all’Agenzia delle Entrate, i contratti di locazione firmati con firma elettronica avanzata devono essere provvisti di un sigillo elettronico qualificato che li renda eIDAS e CAD compliant.

Ecco perché bisogna scegliere con attenzione il fornitore di firma elettronica: il mercato offre numerose proposte, da quelle più economiche a quelle più costose, ma come vedi il prezzo non è assolutamente l’unica variabile da prendere in considerazione nella scelta.

Firme a prova di legge e conservazione a norma con ContractGeek

Proprio per questo motivo in ContractGeek abbiamo scelto di mettere a disposizione dei nostri utenti solo firme elettroniche con marcatura temporale e sigillo elettronico qualificato.

Ma c’è di più: i documenti e i contratti firmati tramite ContractGeek vengono conservati a norma di legge per 10 anni dal nostro partner accreditato AgID, Documi s.r.l. In questa maniera, potrai dormire sonni tranquilli sui tuoi contratti, che verranno archiviati digitalmente in tutta sicurezza per te, senza occupare spazio in raccoglitori fisici.

Firmare un contratto immobiliare da remoto in tutta semplicità: gli step per farlo

Veniamo ora alla parte strettamente operativa: vuoi avere un’idea di cosa significhi, per te e per i tuoi clienti, concludere una trattativa tramite un contratto digitale firmato da remoto con firma elettronica?

Ecco qua il processo, passo dopo passo.

Step 1: creazione del contratto

Per prima cosa devi sapere che la piattaforma di gestione e firma elettronica dei contratti ContractGeek è interamente su cloud: non dovrai quindi installare nuovi software o, peggio, cambiare gestionale. Dalla piattaforma potrai:

• Creare un nuovo contratto da zero
• Utilizzare un template che avrai in precedenza caricato in piattaforma
• Modificare il template/contratto a tuo piacimento
• Aggiungere collaboratori al contratto, organizzarli in gruppi e aggiungere restrizioni specifiche a ogni gruppo

Step 2: invio del contratto al cliente per approvazione

Una volta che il contratto sarà nella sua versione definitiva, potrai inviarlo con un clic al cliente in modo che ne prenda visione e dia la sua approvazione. Inoltre, potrai abilitare il cliente a lasciare commenti sul documento, in modo che sia più facile per te recepire eventuali modifiche da apportare.

Step 3: richiesta di firma del contratto

Quando tutto è pronto, è ora di invitare il cliente a firmare il contratto. Hai due opzioni, a seconda dei casi: firma elettronica avanzata o firma digitale (che offriamo tramite il nostro partner Aruba).

L’iter però è il medesimo:

• Invii la richiesta di firma, selezionando, nel caso della FEA, l’identificazione del firmatario tramite CIE (Carta di Identità Elettronica) o SPID

   

• Il cliente riceve la notifica sul dispositivo accreditato, effettua il riconoscimento dell’identità e procede a dare l’ok per l’apposizione della firma

   

• Tu e il cliente ricevete una mail che invita a scaricare una copia firmata del contratto

Step 4: archiviazione e conservazione a norma

Il contratto, firmato con pieno valore legale, viene dotato di marcatura temporale e sigillo elettronico qualificato e viene inviato al nostro partner per la conservazione a norma di legge.

Rimane però sempre a tua disposizione sulla piattaforma di ContractGeek, tramite la quale potrai gestire lo scadenziario e visualizzare tutti i dati relativi al contratto. La gestione delle scadenze è particolarmente utile nell’ambito delle locazioni, perché puoi impostare alert di notifica in anticipo di quanto vuoi tu.

E in caso di controversie ha un’arma in più: il Dossier di prova

Vorremmo sempre che tutti contratti e tutte le vendite si concludessero nel migliore dei modi, ma come sicuramente sai non sempre è così, a prescindere dalla nostra volontà.

Sul valore legale di un contratto immobiliare firmato in digitale hai già ricevuto tutte le informazioni necessarie in questo articolo, ma ContractGeek offre uno strumento in più che a vantaggio della tua sicurezza.

Il Dossier di prova è infatti un documento che raccoglie ogni evidenza di attività effettuata sul contratto, dalla sua creazione fino alla sua archiviazione a norma. Ti sarà quindi semplice dimostrare chi ha fatto cosa, e quando.

Passa alla firma digitale in tutta sicurezza e prova quanto è semplice usare ContractGeek: scopri i nostri piani e richiedi una prova gratuita subito!

I contratti che firmerai durante il periodo di prova avranno pieno valore legale e potrai scoprire in prima persona quanto la gestione digitale dei contratti ti avvantaggia nella tua attività.