Firma digitale per commercialisti: ecco la soluzione smart per mettere in sicurezza i tuoi documenti

Su certe cose non si scherza: la sicurezza e la protezione di contratti, dati sensibili e documenti contabili è una di quelle materie da approcciare con estrema serietà.

Come commercialista lo sai bene, poiché nel tuo lavoro giornaliero devi preoccuparti di fare tutto a norma, per te e per chi si affida ai tuoi servizi. Fare le cose per bene, però, spesso comporta un aggravio di tempo e spese. 

Per questo motivo la possibilità di affidarsi alla firma elettronica per contratti e documenti contabili è stata accolta con favore da tanti commercialisti: meno carta, tempistiche più veloci, possibilità di chiudere contratti a distanza, ma… I costi? E la sicurezza?

La firma elettronica qualificata è da sempre la preferita dei professionisti che vogliono godere della maggiore tutela a livello legale, ma è anche la più difficile da implementare in studio nonché la più “macchinosa” e costosa. Oppure no?

Oggi non è più così. Continua a leggere per scoprire tutte le opportunità a cui una firma digitale davvero smart ti dà accesso e per capire come implementarla nel tuo studio senza stravolgere le tue abitudini.

Partiamo da qui: rinunciare a carta e firma autografa è davvero possibile?

Ti capisco bene: certe procedure consolidate sono dure da cambiare, soprattutto se offrono l’avvolgente sicurezza della compliance normativa. E la firma autografa di contratti e di documenti da depositare all’Agenzia delle Entrate è sicuramente una di quelle.

Hai il cliente in studio davanti a te, che firma di persona, apponi anche tu la tua firma e ti senti sicuro. Però ora pensa: quanto tempo ti ha fatto perdere questa semplice procedura?

Non parlo della firma in sé, che richiede una manciata di secondi o anche meno. Parlo della convocazione del cliente, dell’organizzazione di un incontro che si incastrasse nei calendari di entrambi, dei minuti “persi” in convenevoli o chiacchiere di circostanza… 

Avresti potuto impiegarli a fare altro, mentre un software raccoglieva la firma del cliente al posto tuo. In maniera assolutamente sicura e legale. 

Oggi è possibile, anzi è auspicabile attuare la trasformazione digitale e mettere il tuo studio al passo con l’evoluzione tecnologica. È auspicabile perché i servizi di contabilità online si moltiplicano, e i tuoi concorrenti hanno già digitalizzato la gestione di contratti e documenti… o stanno per farlo.

Non vorrai rimanere indietro proprio tu?

Firma autografa e firma elettronica possono avere lo stesso valore legale

Non ha senso rimanere attaccati a vecchie procedure al grido di “si è sempre fatto così”, soprattutto perché la legge stabilisce che la firma elettronica apposta su un contratto o su un documento ha lo stesso valore legale di quella autografa.

Ovviamente se è raccolta nella giusta maniera, come normativa impone. Pertanto oggi è assolutamente possibile gestire digitalmente la firma del cliente, anche per quanto riguarda documenti sensibili e delicati come quelli inerenti alla contabilità, che vanno depositati all’Agenzia delle Entrate.

I 3 tipi di firma elettronica riconosciuti legalmente e quella che serve al commercialista

Il panorama della firma elettronica o digitale è regolato dalla legge – sia a livello nazionale sia europeo – già da anni. In Italia è il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) a descrivere quali firme elettroniche sono valide legalmente.

A livello europeo, è il regolamento eIDAS a dettare legge e a fare in modo che una firma elettronica apposta nel nostro Paese sia valida anche oltre i suoi confini. Ma non temere, tutto è più semplice di quanto non sembri.

Sono 3 le tipologie di firma elettronica riconosciute dalla legge:

1. Firma elettronica semplice o FES
2. Firma elettronica avanzata o FEA
3. Firma elettronica qualificata o FEQ

Si aggiungono a esse la firma elettronica con OTP, una “variante” della firma elettronica semplice, e la firma digitale, che può essere inclusa nell’ambito delle firme elettroniche qualificate, pur con caratteristiche distintive.

A livello di compliance normativa, affinché i documenti firmati elettronicamente siano riconosciuti dall’autorità governativa è necessario far ricorso alla firma elettronica qualificata, la più sicura di tutte.

Perché è la più sicura?

• Si basa su un sistema di crittografia a chiavi asimmetriche
  
  
• Incorpora al suo interno un certificato qualificato
  
  
• È impossibile da contraffare

Per tutti questi motivi, conferisce pieno valore legale ai documenti che con essa vengono firmati, che sono a tutti gli effetti equiparati a una scrittura privata.

Inoltre, essendo pienamente riconosciuta a livello legale, impone l’onere della prova al proprietario della firma: ovvero, per disconoscere una firma apposta in questa maniera, bisogna produrre prove certe.

Quale firma usare per l’attività di commercialista?

La scelta in questo caso è obbligata: come commercialista dovrai servirti di una firma elettronica qualificata, in modo da firmare e far firmare in tutta sicurezza i documenti da presentare all’Agenzia delle Entrate, che vanno presentati in formato .p7m.

In ContractGeek, però, offriamo anche firma con OTP e firma elettronica avanzata, che possono servire per tutta un’altra serie di documenti: pensa ad esempio ai consensi privacy o ad altri documenti meno sensibili.

Potrai quindi semplificare e velocizzare una serie di processi e attività scegliendo la firma giusta per ogni circostanza, con la sicurezza di essere sempre in regola con la normativa. E senza dover incontrare il cliente di persona.

Implementare la firma digitale nello studio del commercialista: un processo semplice e indolore con Contract Geek

Tutto bello, tutto interessante, ma… tra il dire e il fare non ci sarà di mezzo il solito tempestoso mare? Non stavolta.

Perché Contract Geek non è solo un servizio di firma e, soprattutto, a differenza di altri fornitori non ti obbliga all’uso di un dispositivo USB o di una smart card per poter firmare.

Ti offriamo un servizio di firma digitale 100% remota completamente gestito dal nostro software, che non dovrai installare in quanto è su cloud.

Nella pratica, entri nella piattaforma di Contract Geek e gestisci tutti da lì: richieste di firma, documenti e contratti. Puoi far firmare con firma digitale i tuoi clienti con pochi e semplici clic, ma con importantissimi vantaggi:

• La firma raccolta ha lo stesso valore legale di una firma autografa su carta
  
  
• È inclusa la marcatura temporale che certifica data e ora della firma
  
  
• I documenti così firmati possono essere depositati all’Agenzia delle Entrate e alla Camera di Commercio

Non dovrai installare nessun software aggiuntivo, non dovrai cambiare gestionale né dovrai dotarti di smart card, token o dispositivi USB. 

Inoltre, sulla piattaforma di Contract Geek troverai tutto lo storico dei documenti firmati, archiviati e conservati a norma di legge per 10 anni da Documi, il nostro partner certificato AgID (in conformità a quanto previsto dal CAD).

Dossier di prova: uno strumento in più al tuo servizio

Ci si augura sempre che tutte le trattative si concludano nel migliore dei modi, ma se così non fosse è importante poter dimostrare chi ha firmato cosa e quando con certezza assoluta.

Della marcatura temporale ti ho già detto, ma Contract Geek offre un servizio aggiuntivo: il dossier di prova con audit trail, ovvero la registrazione di tutta l’attività che è stata svolta relativamente a uno specifico contratto o documento.

Ogni documento che crei in Contract Geek e che, poi, sottoponi alla firma di qualcuno, può essere infatti condiviso con persone da te selezionate, in modo da poter raccogliere pareri e commenti. 

Prima della firma, quindi, puoi ad esempio richiedere approvazioni a collaboratori del tuo studio e, poi, invitare alla firma i collaboratori stessi e uno o più clienti. 

Con il dossier di prova, hai un documento che contiene la traccia precisa di tutta questa attività. Uno strumento in più, utile in caso di controversie.

Firma digitale con Contract Geek: la soluzione smart per accelerare la tua attività in tutta sicurezza

Avrai capito quindi che per quanto riguarda compliance e sicurezza informatica non hai nulla da temere nel passaggio a una soluzione di gestione e firma digitale di contratti e documenti come Contract Geek.

Ti propongo un’ultima riflessione. Pensa ai vantaggi che la tua attività potrebbe trarne:

• Tempistiche di chiusura contratti e firma ridotte esponenzialmente

• Possibilità di gestire trattative a distanza
  
  
• Riduzione dei tempi di approvazione di documenti interni
  
  
• Archiviazione digitale sicura e conservazione a norma di legge di tutti i documenti e contratti
  
  
• Velocizzazione e semplificazione delle dichiarazioni fiscali e delle procedure di chiusura contabile 

Un servizio migliore e più veloce è un servizio che ti distingue dalla concorrenza. 

Scegli la firma digitale per commercialisti di Contract Geek: scopri i nostri piani e contattaci per sciogliere eventuali dubbi.