Perché come Ente o Scuola di formazione dovresti adottare la firma elettronica

Nel panorama educativo contemporaneo, la digitalizzazione non è più un’opzione: come ben sai, è una necessità strategica. Come ente di formazione devi infatti far fronte a una crescente domanda di accessibilità e flessibilità proveniente da un’utenza sempre più consapevole.

Ecco perché la firma elettronica è uno strumento che non può assolutamente mancare nel tuo arsenale. Non si tratta solo di sostituire l’inchiostro su carta con un pixel sullo schermo, è un cambio di paradigma nell’intera gestione documentale.

In un mercato formativo sempre più affollato, la capacità di offrire un’esperienza fluida e tecnologicamente avanzata diventa un elemento distintivo capace di attrarre studenti e collaboratori.

Inoltre, è un tassello fondamentale nel percorso di implementazione di un sistema di formazione a distanza.

In questo articolo troverai una panoramica completa dei vantaggi legati all’adozione della firma elettronica per un ente formativo: scopri come un piccolo cambiamento può davvero rivoluzionare la tua attività.

Firma elettronica: cos’è, come funziona, quale scegliere

Prima di parlare dei vantaggi competitivi a cui come ente di formazione avresti accesso implementando la firma elettronica dei contratti nei tuoi processi, è bene fare un veloce ripasso delle nozioni fondamentali.

Innanzitutto, cos’è la firma elettronica? La firma elettronica è, genericamente, un insieme di dati utilizzati come metodo di identificazione informatica. Il sostituto digitale della firma realizzata a mano su carta, insomma.

Per avere validità legale ed essere ritenuta equiparabile a una firma autografa, però, deve possedere precise caratteristiche che riguardano l’identificazione del firmatario e l’integrità del documento firmato.

Ecco perché, secondo l’ordinamento giuridico (normativa di riferimento: regolamento eIDAS e Codice dell’Amministrazione Digitale), è possibile individuare 3 diversi tipi di firme elettroniche:

1. La firma elettronica semplice (FES), che non prevede l’identificazione univoca del firmatario
   
   
2. La firma elettronica avanzata (FEA) che, al contrario, la prevede
   
   
3. La firma elettronica qualificata (FEQ) che a differenza delle altre due dispone anche di un certificato qualificato

A ogni tipo di firma sono collegati differenti casi d’uso, anche in base a quanto prevede la legge italiana. È fondamentale infatti capire che solo la FEA e la FEQ equiparano il documento firmato elettronicamente a una scrittura privata.

La firma elettronica semplice, però, non è del tutto da scartare, soprattutto se “rafforzata” mediante l’utilizzo di una OTP (One Time Password): può essere usata per firmare consensi privacy, moduli d’ordine e tutti quei documenti “non critici” che fanno comunque parte dell’attività di un ente di formazione.

Quale firma scegliere per un istituto formativo?

È piuttosto semplice capire quale firma elettronica scegliere da implementare nei processi di iscrizione e assunzione del tuo istituto formativo. 

La legge italiana, infatti, prevede l’obbligo di firma elettronica qualificata (o firma digitale) solo per i contratti inerenti al trasferimento di proprietà di beni immobili. Per tutti gli altri contratti, inclusi i contratti di lavoro, è la FEA la firma di riferimento.

La firma elettronica avanzata, infatti, prevede l’identificazione certa del firmatario e garantisce integrità e autenticità del documento firmato. A livello legale, quindi, non avrai nulla da temere: i tuoi contratti firmati in elettronico saranno “identici” a quelli firmati su carta.

Vantaggi operativi: il vero motivo per scegliere la firma elettronica

Immagina di poter semplificare tutti i processi amministrativi della tua scuola in un batter d’occhio e, inoltre, di poter estendere la tua attività oltre i confini fisici del tuo territorio… sarebbe bello, vero?

Grazie alla firma elettronica, oggi è sia possibile sia facile. Può non sembrare, ma una “semplice” firma è in grado di portare una piccola rivoluzione all’interno dell’amministrazione di un ente di formazione.

Passando a una procedure interamente digitale, infatti:

• Si riducono i tempi amministrativi: non è più necessaria la presenza fisica dello studente per perfezionare la procedure di iscrizione
  
  
• Archiviazione e gestione di contratti e altra documentazione diventano più semplici e veloci poiché slegate dalla carta
  
  
• Si assiste a una riduzione di inefficienze e potenziali errori legati a una procedura interamente “analogica”, basata sul cartaceo
  
  
• La gestione di grandi volumi documentali (ad esempio, la chiusura di una importante mole di contratti) diventa subito più semplice
  
  
• È possibile far firmare da remoto qualsiasi tipo di documento

L’ultimo punto dell’elenco è quello più interessante perché significa, a tutti gli effetti, la possibilità di aprirsi alla formazione a distanza e andare incontro alle crescenti richieste in tal senso.

Certamente anche la riduzione dei tempi amministrativi è un gran vantaggio: pensa al caso di iscrizioni “di massa”, nei periodi di punta dell’attività della scuola, ma anche alla possibilità di ridurre il personale amministrativo o impiegarlo in attività a maggior valore aggiunto. 

Cosa puoi far firmare con la firma elettronica? L’elenco dei documenti

L’introduzione della firma elettronica nei tuoi processi amministrativi, come detto, è equivalente a una piccola rivoluzione. Ma cosa puoi concretamente far firmare in digitale? Per quali documenti puoi fare a meno della carta?

Il primo pensiero va ai moduli di iscrizione e ai contratti formativi. E la risposta è ovviamente affermativa: puoi utilizzare la firma elettronica per tutti i moduli collegati all’iscrizione e per il vero e proprio contratto formativo.

Con Contract Geek puoi anche scegliere di quale tipo di firma avvalerti, utilizzando la firma elettronica con OTP (una firma elettronica semplice “rafforzata”) per i documenti non critici, e scegliendo invece la firma FEA con identificazione del firmatario per il contratto formativo.

Ma l’attività di un ente formativo fa uso di molta altra documentazione: si pensi ai piani didattici, ad esempio, agli attestati e alle certificazioni, ma anche alla documentazione legata a stage e tirocini formativi.

Anche qui, nessun problema: potrai sempre scegliere che tipo di firma richiedere (semplice con OTP o avanzata) e garantire una procedura fluida e accessibile agli utenti.

Lato insegnanti e collaboratori, invece, potrai contare sulla tranquillità di raccogliere firme legalmente valide e sicure su contratti di lavoro con docenti e altri collaboratori.

Per te la semplificazione è importante, ma ti assicuriamo che anche per loro il procedimento non è né complicato né dispendioso in termini di tempo.

I benefici per l’utenza: un ente di formazione accessibile e al passo coi tempi

Abbiamo parlato finora principalmente dei benefici per il tuo ente di formazione, ma cosa comporta l’implementazione della firma elettronica per l’utente che valuta di affidarsi ai tuoi servizi?

Il primo ed evidente vantaggio è quello legato alla fluidità e velocità della procedura di iscrizione. Implementando un sistema di iscrizione a distanza, ad esempio, grazie alla firma elettronica iscriversi sarà una questione di pochi minuti.

La possibilità di perfezionare l’iscrizione dal proprio domicilio senza doversi recare nella sede della scuola è poi un vantaggio enorme per tutti quegli studenti con difficoltà di spostamento o disabilità, un vantaggio che rende il tuo ente di formazione più accessibile di molta concorrenza.

Non è poi da sottovalutare l’impatto a livello di immagine: una scuola che offre soluzioni tecnologicamente avanzate è una scuola che proietta un’immagine professionale, moderna e attenta ai bisogni degli utenti.

Infine, il sistema di archiviazione digitale di documenti e contratti e la tracciabilità di tutte le operazioni di modifica e firma degli stessi ti permettono un controllo avanzato e una trasparenza assoluta su tutte le procedure di iscrizione (e non solo).

Come implementare la firma elettronica all’interno della tua scuola di formazione

Ma eccoci al dunque: cosa devi fare per implementare una soluzione di firma elettronica e gestione digitale dei contratti nel tuo istituto di formazione? Quanto può costare e che impatto può avere sui processi lavorativi?

Innanzitutto devi sapere che scegliendo Contract Geek non dovrai cambiare nulla nel tuo attuale setup. La nostra soluzione, infatti, è composta da una piattaforma cloud semplice e intuitiva che tu e i tuoi collaboratori potrete usare senza apportare modifiche al gestionale in uso.

La piattaforma permette di creare e gestire documenti e contratti, richiedere firme elettroniche sugli stessi, archiviarne le copie al sicuro e organizzare uno scadenziario con notifiche personalizzabili.

Ma soprattutto, né lato scuola né lato studenti è richiesto alcun dispositivo di firma aggiuntivo: non dovrai dotarti di token, tavolette di firma o smart card, tutto ciò che ti serve per firmare e richiedere firme elettronicamente è in Contract Geek.

Il primo e più evidente vantaggio di passare alla nostra piattaforma? Addio carta e archivio più ordinato. Qualsiasi documento o contratto è a portata di un clic, mentre l’originale viene conservato a norma di legge dal nostro partner certificato AgID, Documi srl.

Scegliendo la firma elettronica avanzata puoi offrire ai firmatari due modi per identificarsi in maniera sicura, tramite CIE o tramite SPID; qualsiasi sia la scelta, il processo di identificazione è semplice e veloce e alla portata di tutti.

Scopri i nostri piani e prova gratuitamente Contract Geek per 14 giorni

Nessun discorso può mai sostituire l’esperienza diretta: per questo motivo, per convincerti che usare Contract Geek è facile ed è una scelta che può rivoluzionare la tua attività, abbiamo deciso di fartelo provare gratuitamente.

Offriamo 3 piani in abbonamento – mensile o annuale – che soddisfano diverse esigenze; per un ente di formazione il piano più indicato è il Basic, con 200 firme all’anno a scelta tra firme con OTP e firme elettroniche avanzate con CIE e la possibilità di aggiungere pacchetti di firme aggiuntive.

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